22. 文書作成

Microsoft Word および Pages というワープロソフトを例に、整形された文書を作成する方法を簡単に紹介します。

ワープロソフトとテキストエディタはどちらも文書作成のためのソフトウェアですが、大きな違いがあります。その一つは、入力した文章の書式を設定できるか否かという点です。Word や Pages は WYSIWYG (What You See Is What You Get) 形式と呼ばれる編集画面を採用しており、画面で随時確認しながら、文書の書式を設定することができます。そしてもう一つの違いは、長い文書の作成を支援する機能の有無です。ワープロソフトのスタイル機能や目次生成機能を上手く使うことで、文書作成が格段にはかどり、整った文書が作れるようになります。こうした使い方を、ぜひ身に付けましょう。

それからワープロソフトを使う際には、次に挙げる固有の慣習に気を付けてください。

• 今日主流となっているワープロソフトでは、文書を「段落」と呼ばれる単位に区切って認識します。そしてワープロソフトでいう「段落」は、私たちが日本語を打つ「段落」とは違う意味です。
• ワープロソフトでは、文字位置の調整や字下げに空白文字は使いません。

このあたりの違いが、Word の動きが直感とズレる 1 つの原因になります。予め念頭に置いた上で、実際の使い方を読み進めてください。